ORGANIZACION DE ARCHIVOS CONVENCIONALES

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS CONVENCIONALES Y DE BASES DE DATOS

La información es recurso para el desarrollo de las actividades por esto es necesario lograr una gestión de la misma a partir de la administración de bases de datos para interpretarla y sacar provecho. Esta administración debe proveer resultados que satisfagan las necesidades de información de los usuarios empresariales, ordenados facilitando la obtención de datos para la toma de decisiones. Para esto es necesario comprender el concepto de bases de datos, este es un conjunto integrado de registros y objetos relacionados de forma lógica. En ellas existen una jerarquía de acuerdo a los componentes que la integran, empezando desde la unidad mínima carácter, campo, registro, archivo hasta la base de datos misma.

Un sistema de base de datos es un software para crear y mantener bases de datos y permite desarrollar aplicaciones individuales de negocios para extraer los datos que se necesitan. Se componen de lenguaje de definición de datos (especifica el contenido y estructura de datos), lenguaje de manejo de datos (permite realizar consultas) y el diccionario de datos (permite almacenar y organizar la información concerniente con los datos).

Los datos son recurso de la organización vitales para el desarrollo de sus actividades y por ello deben ser tratados adecuadamente.

Principios de Diseño de Bases de Datos

Tomado de "Administración de Sistemas de Información" LOUDON y LOUDON. Ed. Prentice Hall. 1998.pág 283.

Para el diseño de bases de datos se tienen encuenta:

Desarrollo de bases de datos: software que facilite la creación y gestión de la base de datos

Consultas de bases de datos: consiste en el diseño de la manera como se manipularán los datos y el tipo de resultados que se esperan a través de la utilización de consultas.

Mantenimiento: Se refiere a la actualización y revisión de los datos periódicamente.

Desarrollo de aplicaciones: consiste en desarrollar las bases como una aplicación compuesta por elementos amigables para el usuario, que permiten la introducción y consulta de los datos de una manera óptima.

Bases de Datos para Actividades de Operación o Transaccionales

Este tipo de bases de dato almacenan datos detallados que se requieren para respalda

Son bases que almacenan datos detallados que se requieren para respaldar las operaciones de toda la organización. Los datos como tal se mantienen en un servidor, donde se conectan otras bases de datos o interfaces de datos que emplean datos almacenadas allí.

Bases de Datos para Actividades Administrativas o Gerenciales

También llamadas "bases de datos analíticas", sirven para almacenar datos e información que se extrae de bases de datos operacionales y externas. Estas se componen de los datos y la información resumida que más demanden los gerentes de una organización y otros usuarios finales.

Sirven para almacenar datos e información que se extrae de bases de datos operacionales y externas. Contiene datos e información resumida para usuarios finales.

Administración de las Bases de Datos

s.

Consiste en el desarrollo y mantenimiento del diccionario de datos, diseño y supervisión del desempeño de las bases y el cumplimiento de las políticas de seguridad y mantenimiento establecido, con el objetivo de hacer un uso apropiado de la tecnología de bases de datos.

Planeación de datos se refiere al manejo de recursos para el análisis de datos. Manejo de datos, actividad que comprende el establecimiento de políticas y procedimientos para manejar datos como un recurso corporativo estratégico, incluye actividades como acopio, tratamiento y distribución de los datos.
Existen diversas tendencias en las bases de datos:

• Bases de datos orientada a objetos
• Bases de datos en hipermedia
• Bases de datos de procesamiento distribuido
• Bases de datos distribuida
• El trabajo de los administradores y analistas de bases de datos permite llegar a la consecución de la satisfacción del usuario final.

Utilización de las Bases de Datos

La gestión y manejo de información a través de bases de datos conllevan a beneficios como:

• Reducción de la duplicidad de datos.
• Accesibilidad y menor tiempo para obtener información
• Integridad y seguridad de los datos.

Aunque también se pueden presentar limitaciones en su utilización como el adecuado nivel tecnológico, el volumen de información, la calificación y conocimiento del personal.